Anleitung & FAQ
Alles, was du über datly wissen musst – von der ersten Umfrage bis zum finalen Termin.
So funktioniert datly
datly findet den einen Termin, der für deine ganze Gruppe passt – ohne Hin und Her im Chat. Das Prinzip in drei Schritten:
- 1. Erstellen: Du legst in unter einer Minute eine Umfrage an – ganz ohne Konto.
- 2. Teilen: Alle bekommen den Mitmach-Link und tragen ein, wann sie können.
- 3. Entscheiden: datly hebt die besten Termine sofort hervor; du bestätigst einen, alle werden benachrichtigt und bekommen einen Kalendereintrag.
datly ist kostenlos, werbefrei, ohne Tracking und DSGVO-konform – gehostet in Deutschland, verfügbar auf Deutsch und Englisch.
Umfrage erstellen
Klicke auf Umfrage erstellen in der Navigation — ganz ohne Konto. Wähle zuerst den Umfragetyp:
Terminabfrage
Du gibst die Optionen vor: Tage im 2-Monats-Kalender anklicken und pro Tag ganztägig lassen oder einen bzw. mehrere Zeitslots (von–bis) ergänzen. Teilnehmer stimmen dann pro Option mit Ja / Vielleicht / Nein ab. Ideal, wenn die Terminauswahl bei dir liegen soll.
Freie Tagesabfrage
Du gibst nur einen Titel ein — die Teilnehmer wählen selbst ihre verfügbaren Tage im Kalender und können sogar neue Tage oder Zeiten vorschlagen, auf die andere reagieren. Ideal für offene Fragen wie „Wann seid ihr im August da?"
Regeltermin
Findet einen regelmäßigen Termin — für das wöchentliche Teammeeting, den Sportabend oder den Vereinsabend. In der Wochenansicht tippst du die Wochentage an, gibst jedem Tag optional eigene Uhrzeiten (mit Schnellwahl wie Vormittag/Nachmittag/Abend) und wählst den Rhythmus: wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Eine Live-Vorschau zeigt die nächsten konkreten Termine. Teilnehmer stimmen je Slot mit Ja/Vielleicht/Nein ab, und der festgelegte Regeltermin landet als wiederkehrender Kalendereintrag (.ics-Serie) im Kalender.
Zeitraumfinder
Findet einen gemeinsamen Zeitraum — ideal für Gruppenurlaube oder Reisen. Zeiträume wählst du direkt im Kalender: ersten und letzten Tag antippen oder eine Kalenderwoche (KW) anklicken, um die ganze Woche zu wählen; angrenzende Zeiträume verbinden sich automatisch. Teilnehmer tragen ihre verfügbaren Zeiträume genauso ein, und datly zeigt die Überschneidung: eine Verfügbarkeits-Zeitleiste plus „Gemeinsame Zeiträume"-Karten — grün heißt, alle können.
Details
- Titel (Pflicht) und optionale Beschreibung mit Zusatzinfos für die Teilnehmer.
- Optionales Ablaufdatum — danach sind keine Stimmen mehr möglich und die Umfrage löst sich automatisch auf (siehe unten).
- Optionale Benachrichtigungs-E-Mail, um über jede neue Stimme informiert zu werden.
Deine zwei Links
- Der Mitmach-Link ist öffentlich — teile ihn per Chat, Mail oder beliebigem Kanal mit deiner Gruppe.
- Der Admin-Link ist geheim und verwaltet die Umfrage — gut aufbewahren und nie an Teilnehmer weitergeben.
- Als Gast erstellt? Du kannst die Umfrage später beanspruchen: Auf der Admin-Seite anmelden, und sie wird dauerhaft deinem Konto zugeordnet.
Abstimmen
Öffne den Mitmach-Link und gib deinen Namen ein. Gäste geben zusätzlich eine E-Mail-Adresse an — sie ist dein Identitätsanker: Über sie kommt dein persönlicher Bearbeitungslink, sie stellt deine Auswahl beim Wiederkommen wieder her und empfängt Benachrichtigungen, wenn du sie aktivierst. Anderen Teilnehmern wird sie niemals angezeigt. Eingeloggte Nutzer geben keine E-Mail ein.
Terminabfrage: Ja / Vielleicht / Nein
Tippe die Kästchen in deiner Zeile an, um pro Option durch Ja → Vielleicht → Nein zu schalten. Das Gitter zeigt die Antworten aller anderen und einen Ja-Balken pro Option — die Favoriten der Gruppe siehst du live.
Quick Vote
Die besten Termine erscheinen oben als Karten. Tippe eine Karte an — das Formular wird sofort mit „Ja" für diesen Termin vorausgefüllt, absenden mit einem Klick.
Freie Tagesabfrage: Kalender
Klicke Tage im Kalender an, um dich als verfügbar zu markieren. Die Farben zeigen den Gruppenstand auf einen Blick: grün = alle können, gelb = manche können, blau = deine eigene Auswahl. Unter dem Kalender kannst du zusätzliche Tage oder Zeitslots vorschlagen — die übrigen Teilnehmer werden informiert und können reagieren.
Regeltermin
Funktioniert wie die Terminabfrage: Jeder Slot ist eine Spalte wie „Jeden Montag · wöchentlich · 18:00–20:00", und du antwortest mit Ja / Vielleicht / Nein. Die besten Regeltermine erscheinen oben als Karten zum Ein-Klick-Abstimmen.
Zeitraumfinder
Markiere deine verfügbaren Zeiträume direkt im Kalender: ersten und letzten Tag antippen (ein Hinweis führt dich), eine KW-Zahl anklicken wählt die ganze Woche, ein Tipp in einen Zeitraum entfernt ihn wieder. Deine Zeiträume erscheinen als Chips unter dem Kalender, über die „Gemeinsame Zeiträume"-Karten übernimmst du einen vorgeschlagenen Zeitraum mit einem Tipp — und die Verfügbarkeits-Zeitleiste zeigt live, wer wann kann.
Stimme ändern & gut zu wissen
- Nutze den persönlichen Bearbeitungslink aus deiner E-Mail oder — wenn eingeloggt — kehre einfach mit deinem Konto zur Umfrage zurück.
- Namen sind pro Umfrage eindeutig — ist ein Name schon vergeben, warnt datly direkt beim Tippen.
- Vergangene Termine werden automatisch ausgeblendet; für gestern kann niemand mehr stimmen.
- Viele Termine? Das Gitter blättert mit Pfeil-Buttons spaltenweise statt endlos zu scrollen.
Ergebnisse & Termin festlegen
- Beste Termine: die Top-Optionen, bei denen die meisten (oder alle) mit Ja gestimmt haben — als Karten über dem Gitter, sortiert nach Ja-Stimmen, nächster Termin zuerst.
- Übersichtsgitter: wer wann kann, auf einen Blick — mit Ja-Balken pro Option.
- Freie Tagesabfrage: Der Kalender fasst alle Antworten mit dem Grün/Gelb-Farbcode zusammen.
- Zeitraumfinder: Eine Verfügbarkeits-Zeitleiste ersetzt das Gitter — ein Balken pro Teilnehmer, dazu ein grüner „Gemeinsam"-Streifen pro Tag (grün = alle, Gelbtöne = manche). „Gemeinsame Zeiträume"-Karten sortieren die besten Überschneidungen.
- Kalender und Zeitleiste: Jede Umfrage hat zusätzlich eine ausklappbare Kalenderübersicht (read-only) mit Kalenderwochen (KW) und „Heute"-Button.
Finalen Termin festlegen
Der Admin bestätigt den Sieger-Termin direkt auf einer Beste-Termine-Karte oder über die Auswahl. Beim Zeitraumfinder heißt es „Zeitraum festlegen", beim Regeltermin „Regeltermin festlegen" — gleicher Ein-Klick-Ablauf. Danach passiert automatisch:
- Alle mit E-Mail-Adresse werden sofort benachrichtigt.
- Die Umfrage schließt und zeigt ein grünes „Termin steht fest"-Banner.
- Eine Kalender-Datei (.ics) steht zum Download bereit — kompatibel mit Outlook, Apple Kalender, Google Kalender, iOS und Android. Ein Zeitraum landet als mehrtägiger Eintrag, ein Regeltermin als wiederkehrende Serie im Kalender.
Umentschieden? Der Admin kann den Finaltermin aufheben — die Umfrage öffnet sich wieder zum Abstimmen. Bei Ablauf einer Umfrage: mit einer Option wird sie automatisch bestätigt; bei mehreren erhält der Admin eine E-Mail zur Auswahl.
Admin-Funktionen
Öffne deinen geheimen Admin-Link (oder die Umfrage im Dashboard), um alles zu verwalten:
Umfrage verwalten
- Schließen / wieder öffnen jederzeit; geschlossene Umfragen nehmen keine Stimmen an.
- Umfrage bearbeiten: Titel, Beschreibung, Ablaufdatum und Benachrichtigungs-E-Mail ändern.
- CSV-Export aller Stimmen sowie die Umfrage komplett löschen.
- Erinnerungs-Mail senden an eine selbst eingetragene Adressliste.
Terminoptionen bearbeiten
- Der Stift-Button ändert das Datum einer Option, wechselt zwischen ganztägig und Zeitslot oder passt die Uhrzeiten an — abgegebene Stimmen bleiben erhalten.
- Der ✕-Button löscht eine Option samt Stimmen (mit Rückfrage).
- Neue Optionen hinzufügen unter der Liste — Teilnehmer mit aktivierten Benachrichtigungen werden automatisch informiert.
Stimmen & Teilnehmer bearbeiten
- Im Bearbeitungsmodus kannst du jede Stimme korrigieren (Antippen schaltet Ja → Vielleicht → Nein) und Teilnehmer entfernen.
- Die Bearbeitungslinks der Gast-Teilnehmer sind aufgelistet — zum Weitergeben, falls jemand seinen verloren hat.
Eine geschlossene Umfrage muss zum Bearbeiten erst wieder geöffnet werden — das hält die Ergebnisse konsistent.
Benachrichtigungen
datly verschickt E-Mails nur, wenn sie helfen — nie für Werbung:
- Dein Bearbeitungslink nach dem Abstimmen als Gast.
- Neue Stimmen — an den Ersteller, wenn eine Benachrichtigungs-E-Mail hinterlegt ist.
- Neue Terminvorschläge (freie Abfrage) — an Teilnehmer mit aktiviertem Opt-in.
- Termin steht fest — an alle mit E-Mail-Adresse, in ihrer Sprache.
- Ablauf-Erinnerung 24 Stunden vor dem Ablaufdatum; nach Ablauf erhält der Admin eine Mail zur Terminauswahl.
Gäste steuern Benachrichtigungen über die Checkbox beim Abstimmen. Jede E-Mail kommt ausschließlich von datly.eu und in der Sprache des Empfängers.
Konto & Profil
Für das Erstellen und Abstimmen brauchst du nie ein Konto. Ein kostenloses Konto bringt nur Komfort:
- Alle Umfragen in einem Dashboard — Tabs „Erstellt" und „Teilgenommen", dauerhafter Zugriff, keine Links merken.
- Abstimmen ohne E-Mail-Eingabe; deine Stimmen werden automatisch mit dem Konto verknüpft.
- Gast-Umfragen beanspruchen: Auf der Admin-Seite einer als Gast erstellten Umfrage anmelden und sie dauerhaft behalten.
Profil-Einstellungen
- Anzeigename und bevorzugte Sprache (Deutsch/Englisch — gilt auch für E-Mails).
- E-Mail ändern: Die neue Adresse wird erst aktiv, nachdem du sie über einen Link bestätigt hast (24 h gültig).
- Passwort ändern, oder über „Passwort vergessen" auf der Login-Seite zurücksetzen.
Datenschutz & deine Daten
- Gehostet in Deutschland, DSGVO-konform, keine Tracking-Cookies, keine Werbung, keine Datenweitergabe an Dritte.
- Schriften und Skripte sind selbst gehostet — beim Besuch von datly wird nichts von fremden Servern geladen.
- Deine E-Mail wird nur wie unter Benachrichtigungen beschrieben genutzt und anderen Teilnehmern nie angezeigt.
- Datenexport (DSGVO Art. 15/20): Eingeloggte Nutzer laden im Profil einen JSON-Export herunter; Gäste fordern auf der Datenexport-Seite mit ihrer E-Mail einen Export-Link an.
- Löschwünsche und Fragen: Support kontaktieren. Details in der Datenschutzerklärung.
FAQ
Klicke auf „Umfrage erstellen" in der Navigation – ganz ohne Konto. Wähle einen von vier Typen: Terminabfrage (feste Termin-/Zeitoptionen), freie Tagesabfrage (Teilnehmer wählen selbst ihre Tage), Regeltermin (ein regelmäßiger Wochen-/Monatstermin) oder Zeitraumfinder (ein gemeinsamer mehrtägiger Zeitraum, z. B. für Urlaube). Titel eingeben, optional Beschreibung, danach den Mitmach-Link teilen.
Ja. datly ist vollständig kostenlos, werbefrei, ohne Tracking und braucht keine Registrierung. Du kannst Umfragen erstellen und abstimmen, ohne ein Konto.
Nein. Jeder mit dem Link kann abstimmen. Gäste geben eine E-Mail-Adresse an – sie ist der Identitätsanker für den persönlichen Bearbeitungslink und Benachrichtigungen. Eingeloggte Nutzer geben keine E-Mail ein.
Auf der Umfrageseite werden die besten Termine oben als Karten angezeigt. Tippe eine Karte an – das Abstimmformular wird sofort mit „Ja" für diesen Termin vorausgefüllt, und du schickst mit einem Klick ab.
Ja. Nach dem Abstimmen erhältst du einen persönlichen Bearbeitungslink per E-Mail. Eingeloggte Nutzer kehren einfach mit ihrem Konto zurück. Deine E-Mail-Adresse ist der Anker, der deine Auswahl wiederherstellt.
Im Admin-Bereich tippst du den gewünschten Termin unter „Beste Termine" oder „Termin festlegen" an und bestätigst. Alle mit E-Mail werden sofort benachrichtigt, die Umfrage schließt, und eine Kalender-Datei (.ics) steht bereit.
Terminabfrage: Du gibst feste Optionen vor (ganztägig oder mit Zeitslots), abgestimmt wird mit Ja/Vielleicht/Nein. Freie Tagesabfrage: Jeder Teilnehmer wählt selbst verfügbare Tage im Kalender und kann neue Tage oder Zeiten vorschlagen. Regeltermin: Findet einen regelmäßigen Termin wie „jeden Montag 18:00" – wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Zeitraumfinder: Alle markieren verfügbare Zeiträume im Kalender, und datly zeigt die Überschneidungen – z. B. für den Gruppenurlaub.
In der Wochenansicht aktivierst du Wochentage, gibst jedem Tag optional eigene Uhrzeiten und wählst den Rhythmus (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich). Eine Vorschau zeigt die nächsten konkreten Termine. Teilnehmer stimmen je Slot mit Ja/Vielleicht/Nein ab. Der festgelegte Regeltermin lädt sich als wiederkehrende Kalenderserie (.ics) herunter, die Kalender-Apps automatisch auf jeden Termin legen.
Alle markieren ihre verfügbaren Zeiträume direkt im Kalender: ersten und letzten Tag antippen oder eine Kalenderwochen-Zahl anklicken, um die ganze Woche zu wählen. Eine Verfügbarkeits-Zeitleiste zeigt alle Teilnehmer nebeneinander, und „Gemeinsame Zeiträume"-Karten sortieren die besten Überschneidungen – grün heißt, alle können. Der Admin legt den finalen Zeitraum dann mit einem Tipp fest.
Ja. Im Admin-Bereich unter „Terminoptionen bearbeiten" hat jede Option einen Stift-Button, um Datum oder Uhrzeit zu ändern – abgegebene Stimmen bleiben dabei erhalten. Du kannst Optionen auch löschen oder neue hinzufügen; über neue Optionen werden die Teilnehmer informiert.
Bei genau einer Terminoption wird diese automatisch als finaler Termin festgelegt. Bei mehreren Optionen erhält der Admin eine E-Mail, um den Termin auszuwählen. 24 Stunden vor Ablauf bekommen die Teilnehmer eine Erinnerung.
Hast du die Umfrage mit Konto erstellt, findest du sie jederzeit im Dashboard. Als Gast ist der Admin-Link der einzige Schlüssel – prüfe den Browserverlauf oder die Bestätigungsseite. Zur Sicherheit: Umfragen eingeloggt erstellen oder nachträglich mit dem Konto beanspruchen.
Namen und Stimmen sind für alle mit dem Link sichtbar, damit die Gruppe gemeinsam den besten Termin findet. E-Mail-Adressen werden anderen Teilnehmern niemals angezeigt.
Es gibt kein festes Limit. Das Ergebnisgitter blättert bei vielen Terminen seitenweise, lange Teilnehmerlisten werden eingeklappt – Umfragen bleiben auch mit großen Gruppen übersichtlich.
Ja. datly wird aus Deutschland auf deutschen Servern betrieben, nutzt keine Tracking-Cookies und keine Werbung und gibt keine Daten an Dritte weiter. Alle Schriften und Skripte sind selbst gehostet.
Eingeloggte Nutzer exportieren alle Daten als JSON im Profil (DSGVO Art. 15/20). Gäste fordern über die Datenexport-Seite mit ihrer E-Mail einen Export-Link an. Für Löschungen genügt eine Mail an support@datly.eu.